Odbor vnitřních věcí

12.10 oddělení správa a provoz úřadu

12.11 - úsek správa a provoz úřadu

Zajišťuje zejména:

• správu a provoz objektů A+B+C, spisovny a garáží, prostoru před nimi, jejich věcnou a technickou funkčnost,
• provádění služeb sloužících k výkonu činností odborů městského úřadu a potřebám veřejnosti ve výše uvedených objektech městského úřadu,
• provoz podatelny, včetně informačních a poštovních služeb, zajištění chodu a zásobování skladu kancelářských potřeb, drogistického zboží a jeho výdej,
• nákup a správu komponentů docházkového systému a systému CAR CONTROL,
• vede a zpracovává poptávková a výběrová řízení a jejich dokumentaci dle platné legislativy a platné směrnice o zásadách a postupech při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu města Rumburk,
• archivaci smluvních vztahů a VŘ odboru, 
• provoz telefonní ústředny a poskytování spojové služby zaměstnancům prostřednictvím pevných linek, elektronické pošty a mobilních telefonů včetně jejich nákupu, evidence a aktualizace telefonního seznamu na intranetu,
• správu a údržbu kamerového systému ve spravovaných budovách MěÚ,
• organizaci, provoz, administraci a údržbu dopravních prostředků úřadu (mimo VPP, MP a JSDH),
• přepravu zaměstnanců bez řidičského oprávnění a členů vedení města,
• přepravu věcí a dokumentů v rozsahu působnosti pověřené obce,
• provoz úřední desky,
• technické zabezpečení voleb do zastupitelských orgánů a provádění referenda,
• popisný informační systém městského úřadu,
• ostrahu spravovaných objektů pomocí EZS,
• zajištění, kontrolu a koordinaci úklidu ve spravovaných budovách MěÚ,
• zhotovování, evidenci razítek a klíčů,
• příprava smluvních vztahů za odbor v rámci stanovených limitů vnitřní směrnice a kontrola smluvních ujednání k dodávkám služeb, materiálu, zařízení a vybavení pro zabezpečení chodu výše jmenovaných objektů MěÚ,
• nákup, opravy a údržbu kancelářské techniky (mimo IT a tiskových zařízení) a jiných provozních potřeb (DHM, DDHM, DNM, DDNM),
• revizi a kontrolu zařízení podle příslušných norem a předpisů ve výše uvedených objektech MěÚ,
• vypracování návrhu rozpočtu města v oddělení správy a provozu úřadu,
• odpovědné hospodaření s finančními prostředky přidělených kapitol,
• likvidaci příslušných faktur a jejich řádné vyúčtování
• řádné nakládání s majetkem ve spravovaných objektech MěÚ, včetně objektů samých,
• přijmutí, skladování a evidence ztrát a nálezů, včetně jejich případného navrácení,
• metodické řízení zaměstnanců v oblasti BOZP a PO, hygienických norem, dodržování provozního řádu a jiných souvisejících nařízení a kontrolu jejich dodržování,
• kategorizaci prací v rámci MěÚ,
• oběh informativních oběžníků a všech vnitřních předpisů městského úřadu a případné dodání sbírek zákonů, sbírek mezinárodních smluv či jiných požadovaných tisků,
• ve spolupráci s úsekem sekretariát shromáždění a ukládání:
  • všech platných předpisů města
  • úředních listů města
  • informativních oběžníků města
  • věstníků vlády pro orgány krajů a obcí
  • Sbírek zákonů a Sbírek mezinárodních smluv
  • ustanovení vlády ČR
  
  a v souladu se zákonným určením umožnění nahlédnutí do jejich obsahu,
• v případě vyhlášení krizové situace plnění úkolů nařízených starostou města, vedoucím odboru VV, nebo tajemníkem KŠ,
  • v oblasti provozu a ochrany objektů, zařízení a vybavení městského úřadu
  • v oblasti poskytování služeb zúčastněným subjektům a zaměstnancům úřadu
  • v oblasti informovanosti právnických a fyzických osob,
• zpracování podkladů pro úhradu nákladů vynaložených na provedení krizových opatření, které uhrazuje město z městského rozpočtu ve správě a provozu úřadu,
• vydávání služebních průkazů,
• pravidelné ranní kontroly zasedací místnosti po proběhlých jednáních a zajištění pořádku a úpravy, včetně doplnění základního občerstvení k dalšímu jednání,
• komplexní úklid místností budov A, B, C vč. nákupu úklidových prostředků, kontroly uklízeček, kontroly vynakládání veř. prostředků vč. hlídání rozpočtu.

Agenda spisové služby a archivnictví

• metodicky řídí spisovou službu městského úřadu
• připravuje podklady pro vydání a změny Spisového a skartačního řádu města
• zajišťuje organizaci a uspořádání spisovny města
• zajišťuje příjem dokumentů do spisovny a jejich kontrolu dle spisového a skartačního řádu města
• zajišťuje ukládání dokumentů na základě zákona, vyhlášky a dle spisového a skartačního řádu města ve spisovně města
• zajišťuje evidenci uložených dokumentů v archivní knize
• připomínkuje nedostatky programu VERA z hlediska výkonu spisové služby v souladu s platnou legislativou
• zajišťuje vyhledávání dokumentů a spisů ve spisovně a vede evidenci zapůjčených spisů ze spisovny
• připravuje dokumenty ke skartačnímu řízení
• zpracovává skartační návrh
• řídí spolupráci s vedoucími spisových uzlů při přípravě skartačního řízení
• zajišťuje skartační řízení na základě zákona o archivnictví a spisové službě, vyhlášky a dle spisového a skartačního řádu města
• zajišťuje předání archiválií k uložení do příslušného archivu
• zajišťuje zničení dokumentů na základě protokolu a souhlasu ke zničení vydaných příslušným archivářem Státního okresního archivu

12.12 – úsek sekretariát

Zajišťuje zejména:

• vedení centrální evidence stížností a petic doručených městu, městskému úřadu či jiným orgánům města a dle pokynů tajemníka jejich předání k vyřízení VO či jiným pověřeným subjektům ve věcném a časovém určení,
• informování o kompetencích a způsobech vyřizování a o dalších věcech, které jsou v působnosti úřadu (mj. zák. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím) a zajišťování zveřejňování informačních výstupů na internetu
• centrální evidence za úřad a vyřizování žádostí ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím ve spolupráci s vedoucími odborů, do jejichž gesce vyřízení žádosti spadá
• vypracování souhrnné výroční zprávy k zákonu č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím a předložení do rady města
• centrální evidence za úřad žádostí ve smyslu zákona č. 84/1990 Sb., o právu shromažďovacím v součinnosti s Městskou policií Rumburk a PČR, ukládání na intranet pro zpřístupnění ostatním odborům městského úřadu (např. pro OKV, OSÚ atd.)
• administrativní práce a úkony související s činností starosty a místostarostů města a tajemníka úřadu (vedení města)
• administrativní práce související s plněním úkolů odboru městského úřadu v oblasti jeho samostatné působnosti
• přípravu a průběh zasedání zastupitelstva města (ZM), schůzí rady města (RM), koordinační porad, setkání starostů a tajemníků ORP, jednání vedení města a porad vedoucích odborů (VO) v oblasti organizační, administrativní, podkladové
• zpracování dokumentace o průběhu a výslednosti zasedání ZM, schůzí RM, jednání vedení města a porad VO a jejich archivaci
• vedení evidence usnesení ze zasedání ZM a schůzí RM a úkolů stanovených jednáním vedení města a z porad VO
• shromažďování a vedení evidence návrhů, připomínek a dotazů zastupitelů města a občanů města zúčastněných na zasedání ZM a jejich zpracování pro projednávání vedením města
• spolupráci se členy zastupitelstva města a s ostatními subjekty ve městě k tématům projednávaným na zasedáních ZM a schůzích RM
• přípravu základních informací o průběhu a výslednosti zasedání ZM a schůzí RM pro zaměstnance úřadu – předání úkolů ze zasedání ZM, schůzí RM a jednání vedení města vedoucím odborů či jiným určeným subjektům k termínovanému plnění
• vyžadování a shromažďování údajů a podkladů k plnění úkolů ze zasedání ZM, schůzí RM, jednání vedení města a porad VO od určených subjektů a předávání informací vedení města
• vedení evidence zastupitelů města, členů RM, členů výborů ZM a členů komisí RM, a evidence dokladů z jednání výborů a komisí
• vedení evidence dokumentace zvláštních orgánů, poradních orgánů a zvláštních komisí města a městského úřadu vč. spolupráce s předsedy výborů, tajemníky atd., a vedení evidence všech příkazů, směrnic, rozhodnutí, dalších vnitřních předpisů a pověření vydaných starostou a tajemníkem
• přípravu základních informací o přijatých usneseních a průběhu jednání zasedání ZM a schůzí RM určených veřejnosti
• přípravu základních informací o činnostech městského úřadu, právních předpisech a dalších dokumentech určených veřejnosti
• prostřednictvím VO či jiných pověřených subjektů a dle pokynů tajemníka zpracování zpráv, stanovisek a informací k tiskovým sdělením, dotazům a požadavkům veřejnosti a jejich evidenci
• prostřednictvím VO či jiných pověřených subjektů a dle pokynů tajemníka přenesení usnesení vlády ČR do činností úřadu
• účast zaměstnanců úřadu města či jiných subjektů na zasedání ZM, schůzích RM, veřejných shromážděních či jiných akcích organizovaných městem
• vedení evidence občanů a kolektivů, kterým bylo uděleno ocenění či čestné občanství města
• vedení evidence subjektů, kterým bylo povoleno používat znak města, sledování kroniky událostí a návštěv města
• vedení evidence právních předpisů města (OZV, Nařízení) a vkládání do Sbírky právních předpisů v souladu se zákonem č. 35/2021 Sb. o sbírce právních předpisů územních samosprávných celků a některých správních úřadů
• vedení evidence došlé a vyřizované pošty a její předání na místo určení či odeslání a shromažďování a evidence:
  • všech platných předpisů města
  • úředních listů města
  • informativních a závazných vnitřních předpisů
  • žádostí ze strany zastupitelů ve smyslu zákona č. 128/2000 Sb., včetně vyřízení
  • Centrálního registru souhlasů ve smyslu Nařízení EU č. 2016/679
• používání zasedací místnosti nebo jiných prostor ve vlastnictví města pro pracovní jednání, slavnostní setkání a přijetí dle požadavků orgánů města a tajemníka městského úřadu
• provádění řádné archivace všech písemností starosty, místostarostů města a tajemníka městského úřadu

12.20 oddělení informatiky

12.21 - úsek informatiky

Zajišťuje zejména:

• plnění úkolů vyplývajících ze zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy
• plnění úkolů vyplývajících z nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu
• analyzování toků informací, informačních vazeb ve spolupráci včetně příslušnými odbory městského úřadu a na jejich základě navrhuje koncepci rozvoje informačního systému
• vedení evidencí licencí používaného software v souladu s nařízením vlády č. 624/2001 Sb.
• vedení evidencí softwarového a hardwarového vybavení
• vytváření informačního systému a doporučuje vhodnou techniku a programové vybavení k jeho provozování
• vyhodnocování zavádění a využívání informačních systémů a navrhuje odpovídající opatření
• organizování poradenství a zavádění nových pracovních technik a postupů
• provádění zaškolení zaměstnanců včetně kybernetické bezpečnosti s výpočetní technikou, konzultace, poradenskou činnost a organizuje odborná školení zaměstnanců v oblasti IT
• seznámení uživatele se změnami v systému lokálních stanic i počítačové sítě potřebnými k zajištění činnosti každého uživatele
• navrhování a spolupráci při vytváření vnitřní počítačové sítě MěÚ a její propojení na vybrané vnější organizace
• propojení informačního systému a koordinaci se státním informačním systémem
• podílení se na studiích a analýzách informačního systému s celorepublikovou působností
• chod a odladění jednotlivých lokálních stanic počítačové sítě podle potřeby uživatelů a nadřazeného výpočetního systému
• vytváření a odlaďování algoritmů pro automatizaci častých uživatelských procesů
• upgrade systémů jak po stránce hardware, tak i software s ohledem na zpětnou kompatibilitu systémů i na předpokládané budoucí nároky
• řízení chodu lokální počítačové sítě, spravuje systémovou databázi síťových objektů a zajišťuje její aktualizaci se skutečným stavem lokální počítačové sítě MěÚ
• navrhování systémového zabezpečení elektronických dat MěÚ a koordinace činností jednotlivých uživatelů při jeho dodržování
• ve spolupráci s vedoucími včetně příslušných odborů určuje přístupová a uživatelská práva v lokální počítačové síti s ohledem na bezpečnost dat a licenční politiku podle autorského zákona a licenčního ujednání autora software, GDPR a zákona č. 110/2019 Sb.
• navrhuje a předkládá soubor bezpečnostní politiky informačního systému
• provádění pravidelného zálohování sdílených dat podle předepsaných algoritmů a zajišťuje jejich utajení
• vypracovávání algoritmů a zálohování lokálních stanic prostřednictvím počítačové sítě
• v případě selhání výpočetní techniky provádí obnovu a návaznost dat jak na lokálních stanicích, tak i na serverech lokální počítačové sítě
• pravidelnou archivaci hlavního řídícího systému lokální počítačové sítě
• spolupráci s vnějšími objekty napojenými na lokální počítačovou síť a informační systém MěÚ a koordinuje zavádění nových technik a postupů s ohledem na zabezpečení elektronických dat MěÚ
• nákup, opravy a údržbu tiskových zařízení, zajišťuje spotřební materiál, evidenci a jeho výměnu (tonery, cartridge, pásky)
• obchodní jednání týkající se problematiky informačního systému úřadu
• požadavky na finanční krytí systémů z rozpočtu a předkládá je prostřednictvím vedoucího oddělení informatiky vedoucímu OVV
• zpracování návrhu rozpočtu pro oddělení informatiky
• správu a chod městského kamerového systému
• správu a chod bezpečnostního kamerového systému městské policie
• správu a chod Wi-Fi spojů městského úřadu
• správu a údržbu programů Kompas různých verzí
• chod docházkového systému MěÚ
• chod a správu meteostanice MěÚ
• správu a aktualizaci dat ústředny VOIP a chod VOIP komunikace
• správu konzole pro vzdálený dohled antivirové ochrany počítačů
• správu konzole pro vzdálený dohled antivirové ochrany mobilních zařízení
• zpracování veřejných zakázek (VŘ) v souladu s vnitřní směrnicí města (o zásadách a postupech při zadávání VZMR) v oblasti IT a navrhuje optimální a hospodárná řešení
• správu a chod webu MěÚ
• správu a chod intranetu MěÚ
• správu a chod e-mailového serveru MěÚ
• koordinaci prezentace městského úřadu na webu z pozice provozně technického zpracování a procesu zveřejňování
• provoz datových schránek na MěÚ a úkoly s tím spojené
• provoz informačních systémů MP, JSDH, MIC a VPP
• vytváření podkladů k zajištění Nařízení EU 2016/679 (GDPR) a ve smyslu zákona č. 110/2019 Sb. a spolupracuje s pověřencem města
• obsluhu Helpdesku
• plnění úkolů vyplývajících z nařízení EU č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (eIDAS) (el. podpis, el. pečeť, el. časové razítko a další související služby)